FAQ - Zeiterfassung

• Muss die Arbeitszeit minutengenau eingegeben werden?

  In der Zeiterfassungsdokumentation sind sowohl der jeweilige Arbeitsbeginn als auch der jeweilige Arbeitsbeendigungszeitpunkt exakt minutengenau einzutragen. Eine Auf- oder Abrundung ist unzulässig.

• Wo speichere ich die Datei ab?

  Der Speicherort kann individuell oder nach Absprache mit dem Vorgesetzten gewählt werden. Aufgrund der Vertraulichkeit der Daten empfiehlt sich ein zumindest auf die Führungskraft und den Beschäftigten begrenzt zugänglicher Bereich. Hier gibt es verschiedene technische Lösungsmöglichkeiten. Grundsätzlich kann die Datei auch auf „SLO-User“ gespeichert werden und dem Vorgesetzten auf Anfrage oder nach Verabredung zugesandt werden. Weitergehende (zentrale) Zugriffsmöglichkeiten anderer Mitglieder der Abteilung ist nur bei freiwilligem Einverständnis der betroffenen Beschäftigten möglich. Dies ist dann zu dokumentieren.

• Welche Voreinstellungen müssen gemacht werden?

  In den Voreinstellungen (eigener Reiter) der zur Verfügung gestellten Zeiterfassungstabelle sind Anrede, Vorname und Nachname einzutragen. Das aktuelle Jahr sowie das am jeweiligen Dienstort zutreffende Bundesland sind anzupassen. Hierdurch werden die zutreffenden Wochen- und Feiertage automatisch generiert. Ferner kann ggf. ein existierendes Zeitguthaben aus dem Vorjahr gutgeschrieben werden. Darüber hinaus lassen sich (monatlich veränderbar) die Wochenarbeitszeit und deren individuelle Verteilung auf die verschiedenen und in der Anzahl auswählbaren Arbeitstage einstellen. Bei Teilzeit ist „Guthaben maximal“ auf den entsprechenden Anteil händisch zu reduzieren.

• Wie trage ich die Arbeitszeit ein?

  Der tagweise erstmalige Arbeitsbeginn ist unter „Kommt1“ exakt minutengenau zu erfassen. Bei Pausen ist der Unterbrechungszeitpunkt unter „Geht1“ zu erfassen und der erneute Arbeitsbeginn unter „Kommt2“ zu erfassen. Bei einer weiteren Pause ist entsprechend zu erfahren. Sämtliche kurzzeitigen Unterbrechungen (unter 15 min) sind gesammelt als Summe in der entsprechenden Spalte einzutragen. Bei weiteren Pausen kann auch diese Spalte genutzt werden. Die Tabelle berechnet automatisch anhand der Voreinstellungen das Arbeitszeitkonto.

• Muss ich Home-Office-Zeiten oder Telearbeit kennzeichnen?

  Der Arbeitsort hat keinen Einfluss auf die zu leistende Arbeitszeit, sodass dieser Umstand nicht in der Zeiterfassungstabelle dokumentiert werden muss. Freiwillig kann dies jedoch im Bemerkungsfeld händisch eingetragen werden.

• Wie trage ich meine Arbeitszeit ein, wenn ich meine Arbeit in mehr als 3 Zeitblöcke am Tag einteile?

  Die Zeiterfassungstabelle kann über die jeweiligen „Kommt“- und „Geht“-Spalten bereits 3 Arbeitszeitintervalle erfassen. Sofern weitere Pausen oder kurzzeitige Unterbrechungen hinzukommen, können diese gesammelt als Summe in der entsprechenden Spalte eingetragen werden.

• Wie trage ich Abwesenheiten (z.B. Urlaub, Krankheit etc.) ein?

  Die Zeiterfassungstabelle bietet auf den verschiedenen Monats-Reitern verschiedene Codes für die verschiedenen Abwesenheitsarten an. Mit Eingabe des entsprechenden Codes in der Code-Spalte erfolgt die korrekte Berücksichtigung der Abwesenheit auf dem Arbeitszeitkonto. Folgende Codes stehen aktuell zur Verfügung:

  • DR = Dienstreise (bitte erfassen Sie trotzdem die Zeiten von Beginn bis Ende der Dienstreise)
  • G = Gleittag
  • K = Krank
  • KK = Kind krank
  • KR = Krank Restzeit (krank nach Dienstbeginn)
  • ME = Mutterschutz / Elternzeit
  • SU = Sonderurlaub oder andere ganztägige Arbeitszeitbefreiung
  • U = Urlaub

• Wie trage ich eine Teilzeitbeschäftigung ein?

  In der Zeiterfassungstabelle lassen sich unter dem Reiter Voreinstellung (monatlich veränderbar) die Wochenarbeitszeit (mithin also auch Teilzeitbeschäftigungen) und deren individuelle Verteilung auf die verschiedenen Arbeitstage einstellen. Bei Teilzeit ist „Guthaben maximal“ auf den entsprechenden Anteil händisch zu reduzieren.

• Wie trage ich ein Abweichen von der 5-Tage-Woche ein?

  Unter dem Reiter Voreinstellung in der Zeiterfassungstabelle kann in der entsprechenden Spalte die Anzahl der Arbeitstage individuell angepasst werden. Die Wochenarbeitszeit kann auf die ausgewählten Tage individuell verteilt werden.

• Wie trage ich eine Arbeitszeitänderung ein?

  Es besteht in der Zeiterfassungstabelle unter dem Reiter Voreinstellung monatlich die Möglichkeit eine Veränderung an der Wochenarbeitszeit und deren individuelle Verteilung vorzunehmen. Eine monatszwischenzeitliche Änderung ist derzeit technisch nicht abbildbar.

• Muss ich die Arbeitszeitaufzeichnung meiner Führungskraft vorlegen?

  Die Führungskräfte haben das Recht und die Pflicht die Selbstdokumentation der Beschäftigten zu überprüfen. Dies dient dem Zweck bei Fehlentwicklungen und Überlastungssituationen frühzeitig intervenieren zu können und für die Einhaltung zwingender Schutzgesetze zugunsten der Gesundheit und im Hinblick auf die Fürsorgepflicht zu sorgen. Treffen Sie zusammen mit Ihrer Führungskraft eine Verabredung über den für Ihren Bereich passenden Prozess. Die Führungskraft hat Ihre Zeiterfassungstabelle vertraulich zu behandeln.

• Wie werden Seminare eingetragen?

  Außerhäusige Seminare können mit dem Code „DR“ = Dienstreise erfasst werden. Bei Web-Seminaren, die am Dienstort oder im Home-Office wahrgenommen werden, bedarf es hingegen keines besonderen Codes – die Arbeits- und Seminarzeit kann unmittelbar erfasst werden.

• Wie werden Pausen bei Fortbildungen bzw. bei der dann anzusetzenden Sollarbeitszeit behandelt? Wie wird die Sollarbeitszeit bei stundenweiser Fortbildung berechnet/angesetzt?

  Die (stundenweise) Wahrnehmung einer Fortbildung hat zunächst als solche keinen Einfluss auf die Sollarbeitszeit.

  Da außerhäusige Fortbildungen aber als Dienstreise zu qualifizieren sind, wird als Istarbeitszeit in jedem Fall für diesen Tag die komplette Sollarbeitszeit berücksichtigt, auch wenn die tatsächliche Dauer dem nicht entspricht. Übersteigende Zeiten (nach Abzug etwaiger Pausen) werden über die Sollarbeitszeit hinaus auch berücksichtigt, allerdings können Reisezeiten außerhalb des Gleitzeitrahmens nur zur Hälfte angerechnet werden. Letzteres muss ggf. in der Zeiterfassungstabelle korrigiert werden, hierzu liegt aktuell keine Programmierung vor. Bei mehrtägigen Fortbildungen werden bei Teilzeitbeschäftigten pro Tag mindestens die Sollarbeitszeit einer Vollzeitkraft berücksichtigt.

  Bei Web-Fortbildungen, die am Dienstort oder im Home-Office wahrgenommen werden, erfolgt eine der Arbeitszeit entsprechende Erfassung ohne abweichenden Einfluss auf Soll- oder Istarbeitszeit.

• Wie werden Fahrzeiten zu Seminaren eingetragen?

  In der Zeiterfassungstabelle kann unter „Kommt1“ der Reiseantritt eingetragen werden. Unter dem jeweiligen „Geht“ kann die Ankunft nach Reiseabschluss angegeben werden. Reisezeiten außerhalb des Gleitzeitrahmens können nur zur Hälfte angerechnet werden. Letzteres muss ggf. in der Zeiterfassungstabelle korrigiert werden, hierzu liegt aktuell keine Programmierung vor.

• Wie tragen Teilzeitkräfte Seminare ein?

  Da außerhäusige Fortbildungen als Dienstreise zu qualifizieren sind, wird als Istarbeitszeit in jedem Fall für diesen Tag die komplette Sollarbeitszeit berücksichtigt, auch wenn die tatsächliche Dauer dem nicht entspricht. Übersteigende Zeiten (nach Abzug etwaiger Pausen) werden über die Sollarbeitszeit hinaus auch berücksichtigt, allerdings können Reisezeiten außerhalb des Gleitzeitrahmens nur zur Hälfte angerechnet werden. Letzteres muss ggf. in der Zeiterfassungstabelle korrigiert werden, hierzu liegt aktuell keine Programmierung vor. Bei mehrtägigen Fortbildungen werden bei Teilzeitbeschäftigten pro Tag mindestens die Sollarbeitszeit einer Vollzeitkraft berücksichtigt.

  Bei Web-Fortbildungen, die am Dienstort oder im Home-Office wahrgenommen werden, erfolgt eine der Arbeitszeit entsprechende Erfassung ohne abweichenden Einfluss auf Soll- oder Istarbeitszeit.

• Wie werden Seminare an Tagen, an denen üblicherweise nicht gearbeitet wird (z.B. bei 4-Tage-Woche), eingetragen?

  Mangels individueller Sollarbeitszeit an diesem Tag findet keine automatische Mindestberücksichtigung einer etwaigen Sollarbeitszeit als Istarbeitszeit statt. Nichtsdestotrotz findet eine vollumfängliche Berücksichtigung der tatsächlichen Inanspruchnahme durch Erledigung des Dienstgeschäfts und Reisezeiten statt (außer Reisezeiten außerhalb des Gleitzeitrahmens, die nur zur Hälfte angerechnet werden). Bei mehrtägigen Fortbildungen werden bei Teilzeitbeschäftigten aber pro Tag mindestens die Sollarbeitszeit einer Vollzeitkraft berücksichtigt.

• Wie werden Dienstreisen eingetragen? Wie werden Fahrzeiten bei Dienstreisen eingetragen?

  In der Zeiterfassungstabelle kann unter „Kommt1“ der Reiseantritt eingetragen werden. Unter dem jeweiligen „Geht“ kann die Ankunft nach Reiseabschluss angegeben werden. Reisezeiten außerhalb des Gleitzeitrahmens können nur zur Hälfte angerechnet werden. Letzteres muss ggf. in der Zeiterfassungstabelle korrigiert werden, hierzu liegt aktuell keine Programmierung vor.

• Was ist, wenn ich auf Grund einer Dienstreise meine tägliche Sollarbeitzeit nicht erreiche?

  Bei Dienstreisen wird als Istarbeitszeit in jedem Fall für diesen Tag die komplette Sollarbeitszeit berücksichtigt, auch wenn die tatsächliche Dauer dem nicht entspricht. Übersteigende Zeiten (nach Abzug etwaiger Pausen) werden über die Sollarbeitszeit hinaus auch berücksichtigt. Allerdings können Reisezeiten außerhalb des Gleitzeitrahmens nur zur Hälfte angerechnet werden. Letzteres muss ggf. in der Zeiterfassungstabelle korrigiert werden, hierzu liegt aktuell keine Programmierung vor.

• Wer muss die Tabelle zur Zeiterfassung nutzen?

  Aktuell besteht aus einer Dienstvereinbarung für alle Beschäftigten in Technik und Verwaltung sowie für die wissenschaftlichen Beschäftigten in Stabstellen, Referaten und Zentralen Betriebseinheiten die Verpflichtung ihre tatsächlich erbrachte Arbeitszeit selbst zu dokumentieren. Hierfür wird seitens der Dienststelle eine funktionsfähige Zeiterfassungstabelle zur Verfügung gestellt. Bis zum Abschluss einer gesonderten Dienstvereinbarung zu dieser Zeiterfassungstabelle dürfen auch andere Tabellen genutzt werden. Eine zentrale Prüfung fremder Tabellen seitens der Dienststelle findet nicht statt. Es bedarf hier einer erhöhten Aufmerksamkeit der Führungskraft.

  Im Hinblick auf die höchstrichterliche Rechtsprechung wird auch für andere wissenschaftlich Beschäftigte eine eigenständige Arbeitszeitdokumentation dringend empfohlen. Hierzu kann ebenfalls die seitens der Dienststelle bereitgestellte Zeiterfassungstabelle genutzt werden.

• Werden die Pausen automatisch abgezogen oder muss ich dies händisch eintragen?

  Ohne Eingabe von Pausen oder kurzfristigen Unterbrechungen erfolgt kein automatisierter Abzug der gesetzlich erforderlichen Pausenzeiten. Werden die gesetzlichen Anforderungen unterschritten, erfolgt in der Tabelle ein Warnhinweis in Form eines roten Ausrufezeichens. Werden Pausen und Unterbrechungen eingetragen, werden diese von der Istarbeitszeit abgezogen.

• Wie trage ich Pausen ein, die länger als 30 Minuten dauern?

  Bis zu zwei Pausen können über die jeweiligen Kommt-Geht-Intervalle erfasst werden. Sämtliche kurzzeitigen Unterbrechungen (unter 15 min) sind gesammelt als Summe in der entsprechenden Spalte einzutragen. Bei weiteren Pausen kann auch diese Spalte genutzt werden.

• Wie trage ich es ein, wenn ich unterschiedliche Arbeitszeiten pro Tag habe (z.B. einen Tag 8h, den anderen 6h)?

  Die Wochenarbeitszeit wird in der Zeiterfassungstabelle zwar individuell verteilt, wird hierdurch aber nicht festgelegt und kann daher variabel erbracht werden. Hierdurch entstehende Minusstunden an dem einen Tag werden sich durch entsprechende Plusstunden an einem anderen Tag hinsichtlich der Wochenarbeitszeit neutralisieren, solange Sie insgesamt die geschuldete Wochenarbeitszeit insgesamt erbringen. Bei Urlaub und Krankheit wird die individuell eingestellte Sollarbeitszeit für diesen Wochentag auf dem Arbeitszeitkonto berücksichtigt.

• Wie sind bei mehreren Zeitblöcken mit Unterbrechungen an einem Tag Pausenzeiten zu berücksichtigen, wenn die Unterbrechungszeiten Pausenzeiträume (30´/45`/6´0´) umfassen?

  Grundsätzlich sind die Pausen (Unterbrechungen >15 min) über die jeweiligen „Kommt-Geht“-Spalten zu erfassen. Kurzzeitige Unterbrechungen sind hingegen über die entsprechende Spalte zu erfassen. Sollte die Anzahl der möglichen Arbeitsintervalle nicht ausreichen, ist die Summe weiterer Unterbrechungen ebenfalls in der Spalte „kurzzeitige Unterbrechungen“ zu addieren.

• Kann die Wochenarbeitszeit nach Absprache in den Beschäftigungsbereichen innerhalb der Vorgaben (Arbeitszeit-Rahmen, Pausen etc.) flexibel, geleistet werden, also keine täglich genau festgelegte Zeit, wenn die Wochenarbeitszeit erreicht wird?

  Die Arbeitszeit kann innerhalb des Gleitzeitrahmens grundsätzlich flexibel erbracht werden. Es gibt auch keine Kernarbeitszeit, zu der alle Beschäftigten zwingend gleichzeitig Dienst leisten müssen. Gewisse Festlegung können sich allerdings in Absprache mit der Führungskraft oder ggf. nach Abstimmung im Team zur Sicherstellung der Funktionszeit ergeben. Wichtig bleibt natürlich, dass die geschuldete Wochenarbeitszeit letztlich insgesamt unter Beachtung der arbeitszeit- und –schutzrechtlichen Vorgaben erbracht wird.

• Können Arbeitszeiten bei einer 3 oder 4 Tage-Woche berücksichtigt werden, an Tagen, an denen man üblicherweise nicht tätig ist?

  Auch diese Zeiten können und müssen berücksichtigt werden. Sofern sich hier aber eine regelmäßige Änderung hinsichtlich der Wochentagsanzahl ergibt, ist gerade auch im eigenen Interesse ein entsprechender Änderungsantrag zu stellen.

• Werden variable Zeiten bei den Voreinstellungen berücksichtigt, wenn ja wie?

  Eine variable Einstellung ist zwar nicht möglich, lediglich eine monatliche Veränderbarkeit der Wochenarbeitszeit und der Arbeitstage – aber durch die Festlegung in den Voreinstellungen erfolgt keine verbindliche Festlegung. Sie können hiervon abweichen. Hierdurch entstehende Minusstunden an dem einen Tag werden sich durch entsprechende Plusstunden an einem anderen Tag hinsichtlich der Wochenarbeitszeit neutralisieren, solange Sie insgesamt die geschuldete Wochenarbeitszeit erbringen. Bei Urlaub und Krankheit wird die individuell eingestellte Sollarbeitszeit für diesen Wochentag auf dem Arbeitszeitkonto berücksichtigt.

• Was ist, wenn ich während meiner Arbeitszeit einen Arztbesuch wahrnehme?

  Grundsätzlich sollten Sie Arzttermine so koordinieren, dass diese nicht mit der von Ihnen geplanten Arbeitszeit und insbesondere mit den Funktionszeiten kollidieren. Insbesondere bei der Wahrnehmung von Facharztterminen oder auch bei akuten gesundheitlichen Problemen, die ein weiteres Zuwarten nicht als zumutbar erscheinen lassen, ist dies jedoch nicht immer möglich. Daher können entsprechende Arztbesuche selbstverständlich wahrgenommen werden und die hierauf entfallende Arbeitszeit muss nicht nachgearbeitet werden, sondern kann in der Zeiterfassungstabelle als Arbeitszeit dokumentiert werden. Bitte vermerken Sie die konkreten Zeiten des Arzttermins unter Bermerkungen.

• Gilt die Arbeitszeit ab Ankunft im Gebäude oder ab Ankunft im Büro?

  Die Arbeitszeit beginnt mit der Aufnahme dienstlicher Tätigkeiten. Dies knüpft letztlich nicht an der Ankunft an einem bestimmten Ort an, sondern vielmehr daran, dass Sie etwas mit dienstlichen Bezug erledigen. Somit kann beispielsweise auch bereits ein dienstliches Gespräch auf dem Hinweg zum Büro mit einem anderen Beschäftigten als Arbeitszeit bewertet und dokumentiert werden; nicht hingegen rein private Gespräche.

• Wie viele Mehrarbeit/Plusstunden darf ich machen? Was passiert mit Mehrarbeitsstunden über X Stunden?

  Grundsätzlich sollten Sie sich an Ihrer jeweiligen Wochenarbeitszeit orientieren und nicht mehr und nicht weniger als diese erbringen. Das Rückhalten eines gewissen Plusstundenkontingents zur Wahrnehmung eines Gleittages ist dabei selbstverständlich akzeptabel und Teil einer Arbeitszeitflexibilisierung. Spätestens wenn Sie 60 Plusstunden (bei Teilzeitbeschäftigung entsprechend anteilig, z.B. bei 50 % nur 30 Plusstunden) erreichen/Überschreiten, ist dies aus Fürsorgegesichtspunkten jedoch nicht mehr akzeptabel. Daher müssen Sie ab diesem Zeitpunkt zusammen mit Ihrer Führungskraft ein Abbauplan dieser Plusstunden erarbeiten, vereinbaren und entsprechend umsetzen. Dieser Abbauplan ist dem Personaldezernat und dem Personalrat zuzusenden. Eine Zeiterfassungskappung findet nicht statt.

• Wie viel Minusstunden darf ich machen?

  Grundsätzlich sollten Sie sich an Ihrer jeweiligen Wochenarbeitszeit orientieren und nicht mehr und nicht weniger als diese erbringen. Ein vorübergehend negatives Arbeitszeitkonto wird im Hinblick auf Flexibilisierungsmöglichkeiten bis zu 20 Minusstunden ((bei Teilzeitbeschäftigung entsprechend anteilig, z.B. bei 50 % nur 10 Minusstunden) geduldet. Bei Überschreitungen können ggf. arbeitsrechtliche Konsequenzen drohen. Dauerhafte Fehlzeiten sind nicht akzeptabel – das Arbeitszeitkonto muss daher innerhalb eines Jahres mindestens einmal ausgeglichen sein, d.h. mindestens auf Null oder in den positiven Bereich gebracht werden.

• Muss ich Raucherpausen eintragen?

  Raucherpausen sind genauso wie andere kurzzeitige Unterbrechungen der dienstlichen Tätigkeit zu erfassen/dokumentieren. Nutzen Sie hierfür die entsprechende Spalte in der Zeiterfassungstabelle und tragen dort die entsprechende Summe ein.

• Gibt es festgelegte Arbeitszeiten/einen Zeitraum der Anwesenheitspflicht?

  In Abstimmung mit Ihrer Führungskraft oder nach gemeinsamer Abstimmung im Team kann ein gewisser Anteil Ihrer Arbeitszeit zur Sicherstellung der Funktionszeit entsprechend festgelegt sein. Dies muss jedoch grundsätzlich nicht zwingend mit einer Anwesenheitsplicht einhergehen. Hinsichtlich des Arbeitsortes wird insofern auf die Dienstvereinbarung zur alternierenden Telearbeit und Home-Office sowie auf entsprechende Absprachen mit Ihrer Führungskraft verwiesen.

• Welche Pausen muss ich machen? Wie lang muss eine Pause sein?

  Mindestens müssen folgende Pausen eingelegt werden:

  • Arbeitszeit < 6 Stunden – keine Pause erforderlich
  • Arbeitszeit > 6 Stunden – mindestens 30 min Pause
  • Arbeitszeit > 9 Stunden – mindestens 45 min Pause

  Die Pause muss nicht in einem Stück genommen werden, jedoch zählen nur Unterbrechungen von mehr als jeweils 15 Minuten. Somit genügt nicht die Addition vieler kurzzeitiger Unterbrechungen unter 15 Minuten.

• Wie lange darf ich pro Tag maximal arbeiten?

  Grundsätzlich sollten Sie im Angestelltenverhältnis pro Tag nicht mehr als etwa 8 Stunden arbeiten. Im Bedarfsfall ist eine Arbeitszeit bis zu 10 Stunden zulässig – dies sollte aber der Ausnahmefall darstellen. Mehr als 10 Stunden dürfen Sie – gerade auch im eigenen Interesse – nicht arbeiten. Hierauf wird auch Ihre Führungskraft achten und Sie bei Prüfung Ihrer Zeiterfassung ggf. hinweisen.

• Was ist, wenn ich meiner Pflicht zur Selbstdokumentation der Arbeitszeit nicht nachkomme?

  Es besteht eine Pflicht zur Dokumentation der von Ihnen geleisteten Arbeitszeit. Wenn Sie dem nicht nachkommen, liegt eine Pflichtverletzung vor, die disziplinarische oder arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann.

• Was bedeutet es, dass das Arbeitszeitkonto im Zeitraum von 12 Monaten mindestens einmal mindestens ausgeglichen sein muss (§ 10 Absatz 5 der Dienstvereinbarung)?

  Dauerhafte Fehlzeiten sind nicht akzeptabel – das Arbeitszeitkonto muss daher innerhalb eines Jahres mindestens einmal ausgeglichen sein, d.h. mindestens auf Null oder in den positiven Bereich gebracht werden. Dies bedeutet mithin nicht, dass einmal im Jahr sämtliche Plusstunden abgebaut werden müssten.

• Wie erfasse ich meine Arbeitszeit während einer Wiedereingliederung?

  Bitte kontaktieren Sie in diesem Fall das Personaldezernat. Es empfiehlt sich für diesen Fall die Arbeitszeit gesondert zu erfassen. Aus gesundheitlichen Gründen und im Hinblick auf den Wiedereingliederungszweck sind Plusstunden bitte unbedingt auszuschließen.