FAQ - Home- und Mobile-Office
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Anteilige Home-Office-Tage werden anteilig beim monatlichen Home-Office-Kontingent berücksichtigt. Sinn und Zweck des Kontingents ist die Sicherstellung einer monatlichen Mindestpräsenz am Dienstort. Dieser Zweck ist bei einer anteiligen Inanspruchnahme gewahrt. Die nähere Ausgestaltung besprechen und vereinbaren Sie mit Ihrer Führungskraft. Wird bei einer Addition das Kontingent überschritten, bedarf es – in jedem Fall - einer Freigabe durch die Dienststelle.
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Die DV Home-Office und Mobile Office gilt nur für alle Mitarbeitenden in Technik und Verwaltung, nicht für wissenschaftlich Beschäftigte. Für eine individuelle Lösung kontaktieren Sie bitte Ihre Führungskraft und bei Bedarf Dez. 3.1.
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Es ist zweckmäßig einen Ort im heimischen Bereich als Arbeitsplatz einzurichten. Es erspart Ihnen den jeweiligen Auf- und Abbau. Ein separater Arbeitsraum ist grundsätzlich nicht erforderlich. Wichtig ist jedoch, dass Home-Office – anders als Mobile-Office - nur in Ihrer eigenen Wohnstätte genutzt werden kann. Die ergonomischen Anforderungen an ein Home-Office Arbeitsplatz sind aber im Prinzip identisch zu den Anforderungen an einem Büroarbeitsplatz z.B. auf dem Campus. Sie können sich daher Ihren eigenen Arbeitsplatz zum Vorbild nehmen.
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In manchen Fällen können dem Home-Office-Agreement dienstliche Interessen entgegenstehen, sodass es sachliche Gründe für eine Nichtzustimmung Ihrer Führungskraft gibt. In einem ersten Schritt empfiehlt es sich in einem gemeinsamen Gespräch zwischen Ihnen und der Führungskraft diese Gründe zu identifizieren. Soweit Ihnen keine Begründung geliefert wird oder die Gründe willkürlich erscheinen, können Sie das Referat Organisations- und Personalentwicklung zur Überprüfung und Vermittlung einschalten. Ferner steht Ihnen selbstverständlich auch der Personalrat zur Unterstützung gerne zur Verfügung.
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Home-Office kommt wegen seiner Regelmäßigkeit aus sozialversicherungsrechtlichen Gründen nur von einem Wohnsitz innerhalb Deutschlands in Betracht. Anders verhält es sich bei lediglich anlassbezogenen Erledigungen im Rahmen von Mobile-Office. Diese können (ausnahmsweise) auch im Ausland wahrgenommen werden.
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Ein Home-Office-Agreement ist nur bei einer regelmäßigen Nutzung von Home-Office notwendig. Bei der unregelmäßigen Nutzung einzelner Home-Office-Tage oder der anlassbezogenen Nutzung von Mobile-Office bedarf es keines formalen Agreements sondern es genügt die mündliche Zustimmung der jeweiligen nächsthören Führungskraft. Die eigenmächtige Nutzung von Home- oder Mobile-Office ist nicht gestattet.
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Von der FernUniversität werden nur die notwendigen IT-Endgeräte (ggf. auch Maus, Tastatur, Bildschirm, Dockingstation) mitsamt Software zur Verfügung gestellt. Die Notwendigkeit und Breite der Ausstattung orientiert sich an der Regelmäßigkeit der Nutzung von Home-Office. Bei der Nutzung von vereinzelten Home-Office-Tagen erfolgt anders als bei einem Home-Office-Agreement daher grundsätzlich keine IT-Vollausstattung. Privates IT-Zubehör (wie Maus, Tastatur und Bildschirm) darf an die dienstlich gestellten Laptops angeschlossen und genutzt werden. Private Laptops dürfen aus Sicherheitsgründen dagegen nicht mit dem FernUni-Netzwerk verbunden werden.
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Mit wachsender Regelmäßigkeit verschieben sich die arbeitsschutzrechtlichen Anforderungen an den konkreten Arbeitsplatz. Eine nur seltene oder kurzzeitige Belastung ist hinnehmbarer als eine regelmäßige bzw. konstante Belastung und relativiert sich bei regelmäßiger Einhaltung der arbeitsschutzrechtlichen Bedingungen. Daher ergibt sich beim (regelmäßigen) Home-Office-Agreement ein strengerer Maßstab als beim unregelmäßigen und anlassbezogenen Home- und Mobile-Office. Bitte beachten Sie bei anlassbezogener Home-Office-Nutzung mindestens die Hinweise aus dem Merkblatt zum Mobile-Office.
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Fahrten zwischen Wohn- und Dienstort sind in keinem Fall erstattungsfähig, auch die Fahrtzeit zwischen Wohn- und Dienstort ist in keinem Fall als Arbeitszeit zu beurteilen. Unbenommen bleibt es einen Ausgleich durch einen anordnungsbedingten Tausch der Home-Office-Tage zu erzielen.
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Bereits bestehende Telearbeitsgenehmigung behalten trotz Abschlusses der neuen Dienstvereinbarung ihre Gültigkeit. Durch Abschluss eines neuen Home-Office-Agreements können sie sowohl verlängert als auch vor Genehmigungsablauf aufgehoben bzw. abgeändert werden.
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Wer seine befristet genehmigte Telearbeit identisch oder auch angepasst fortsetzen möchte, benötigt nunmehr nur noch ein Home-Office-Agreement mit der jeweiligen nächsthöheren Führungskraft.
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Sowohl für die Home-Office-interessierten Beschäftigten als auch für die konsultierten Führungskräfte bieten die von der Stabstelle Arbeitsschutz bereitgestellten Merkblätter einen guten und effizienten Ausgangspunkt zur Beurteilung der Gefahrensituation. Die meisten Gefahrenquellen erschließen sich in der Regel auch bereits durch gesunden Menschenverstand. Neben bereitgestellten weitergehenden Informationen stehen Ihnen unsere Fachkräfte für Arbeitssicherheit darüber hinaus gerne beratend zur Verfügung.
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Ein geschlossenes Home-Office-Agreement kann nicht einfach so einseitig beendet werden. Dennoch mag es wichtige Gründe geben, die dies im Ausnahmefall (ggf. auch zeitweise) erforderlich machen. Als Gründe kommen insbesondere zwingende dienstliche Gründe, Verstöße gegen Dienstvereinbarungen oder gegen Arbeitsanweisungen, die auf Dienstvereinbarungen beruhen, in Betracht. Seitens der Führungskraft ist das Widerrufsbegehren daher unbedingt schriftlich zu begründen und wird von der Dienststelle geprüft.
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Die regelmäßige Nutzung flexibler Home-Office-Tage ist weiterhin möglich. Dies ist jedoch ebenso im Home-Office-Agreement mit der jeweiligen Führungskraft zu vereinbaren, d.h. zwischen Ihnen muss Einigkeit bestehen, dass Sie monatlich x Tage flexibel (ohne Tagesfestlegung) im Home-Office arbeiten. Vereinbaren Sie am besten auch, wann Sie Ihre Führungskraft dann kurzfristig über den konkreten Einsatz informieren, damit zukünftig keine Missverständnisse zwischen Ihnen entstehen.
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Die Dienstvereinbarung Gleitzeit gilt in jedem Fall, arbeitsortunabhängig. Es gelten somit sowohl im Büro, als auch im Home-Office als auch mobil die gleichen Regeln zur Arbeitszeit, inklusive der festgelegten Gleitzeitrahmen und Funktionszeiten.
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Mit Abschluss der neuen Dienstvereinbarungen bedarf es nun nicht mehr eines Genehmigungsverfahrens und einer dem geschuldeten Vorlaufszeit. Sobald Sie mit der jeweiligen Führungskraft ein Home-Office-Agreement geschlossen haben, sie mithin beide unterschrieben haben, können Sie entsprechend ihrer individuellen Vereinbarungen verfahren. Bitte senden Sie oder Ihre Führungskraft das beidseitig unterzeichnete Home-Office-Agreement der*dem für Sie zuständigen Personalsachbearbeiter zu.
Gerne können Sie vor Abschluss eines Home-Office-Agreements anlassbezogen, unregelmäßig Home-Office austesten, ob es zu Ihnen persönlich oder zu Ihrer individuellen Arbeitsweise passt.
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Das Home-Office-Kontingent orientiert sich nicht an einer bestimmten Anzahl von wöchentlichen Arbeitsstunden oder einem bestimmten Anteil gegenüber eines Vollbeschäftigten, sondern berechnet sich allein anhand der Verteilung der Arbeitszeit auf eine bestimmte Anzahl an Tagen pro Woche. Es ergeben sich mithin folgende arbeitszeitunabhängige Kontingente:
- 5-Tage Woche: 14 Home-Office-Tage pro Monat
- 4-Tage-Woche: 11 Home-Office-Tage pro Monat
- 3-Tage-Woche: 8 Home-Office-Tage pro Monat
- 2-Tage-Woche: 6 Home-Office-Tage pro Monat
- 1-Tage-Woche: 3 Home-Office-Tage pro Monat
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Einer formalen Vereinbarung mit der Führungskraft in Form des Home-Office-Agreements bedarf es nur bei einer regelmäßigen Nutzung von Home-Office. Bei einer bloß anlassbezogenen, unregelmäßigen Nutzung von Home- oder Mobil-Office bedarf es lediglich der mündlichen Zustimmung der jeweiligen nächsthöheren Führungskraft. Mobile-Office ist nur anlassbezogen zulässig, eine regelmäßige Nutzung scheidet aus. Die eigenmächtige Nutzung ohne Abstimmung ist in jedem Fall unzulässig und kann arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
