Aussonderung

• Was ist eine archivische Aktenaussonderung?

  Eine Aktenaussonderung ist ein immer wieder kehrender Prozess der Zusammenarbeit zwischen den aktenabgebenden Bereichen und dem Universitätsarchiv zum Zweck der Erfassung von historisch wertvollen Unterlagen.

• Muss ich das Universitätsarchiv verständigen, wenn ich Unterlagen nicht mehr benötige und vernichten will?

  Ja, jede Unterlage, unabhängig von ihrer äußeren Gestalt und Beschaffenheit, muss vor der Vernichtung dem Universitätsarchiv angeboten werden, es sei denn sie ist in der Aurbewahrungsordnung mit einem V gekennzeichnet.

• Darf ich Unterlagen eigenständig vernichten / kassieren?

  Öffentliche Einrichtungen haben aufgrund des Archivgesetzes NRW die Auflage, alle Unterlagen (Dokumente, elektronische Unterlagen), die sie nicht mehr benötigen, dem zuständigen Archiv anzubieten.

  Eine selbständige Vernichtung von Akten ohne Hinzuziehung des Archivs ist untersagt und gesetzwidrig.

  In der Aufbewahrungsordnung der FernUniversiät vom 7.9.22 sind die Unterlagen, die mit einem V gekennzeichnet sind vom Universrtiätsarchiv als kassabel eingestuft worden. Dies Unterlagen müssen nicht dem Archiv angeboten werden und können unter datenschutzrechtlichen Bestimmungen vernichtet werden. Alle übrigen Unterlagen müssen dem Archiv Angeboten werden.

• Darf ich dem Universtiätsarchiv nur die interessanten Unterlagen anbieten?

  Nein, laut Archivgesetz sind alle Unterlagen dem Archiv anzubieten. Die Bewertung der Unterlagen obliegt allein dem Archivare und nicht der aktenabgebenen Stelle.

  Allein der Archivar entscheidet unter fachlichen Gesichtspunkte und ggf unter Einbeziehung des abgebenden Stelle über die Archivwürdigkeit der Unterlagen.

• Gibt es eine Anbietungspflicht und für wenn gilt diese?

  Laut § 10 Abs. 4 des Archivgesetzes NRW vom 2010 sind "Unterlagen, die zur Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt werden, dem Archiv zur Übernahme anbieten."

  Somit sind alle Bereiche der FernUniversität – akademische Bereiche, Verwaltungsdienststellen und Einrichtungen - zur Anbietung verpflichtet.

  Die Anbietungspflichtgilt auch für Unterlagen:

  • die in elektronischen Form vorliegen,
  • die personenbezogene Daten enthalten und nach Vorschriften des Landesrechts gelöscht werden müssten,
  • die einen Berufs- oder besonderen Amtsgeheimnis oder sonstigen Rechts-vorschriften über Geheimhaltun unterliegen.

• Wann und in welchen zeitlichen Abständen soll ausgesondert werden?

  Die Unterlagen sind komplett und im Original anzubieten:

  • bei Ablauf der Aufbewahrungsfrist (Verordnung)
  • wenn sie zur Erledigung des laufenden Geschäftsbetriebs nicht mehr benötigt werden
  • bei räumlichen und personellen Veränderungen
  • in der Regel sind Unterlagen 10 Jahre, spätestens aber 30 Jahre nach Aktenschluss anzubieten

  Die zeitlichen Abstände der Aussonderung richten sich nach den Aufbewahrungsfristen.

• Wie biete ich die Unterlagen an?

  Ermitteln Sie die auszusondernden Unterlagen

  Prüfen Sie, welche Akten nicht mehr für das laufende Dienstgeschäft benötigt werden und dessen Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Führen Sie solche Sichtungen regelmäßig durch. Aussonderungen sollten in regelmäßigen Abständen von 3 bis längstens 5 Jahren erfolgen.

  Kontaktieren Sie das Universitätsarchiv

  Die Kontaktaufnahme dient der Klärung des Aussonderungsverfahrens. Form und Details der Anbietung werden abgesprochen, ebenso werden die anstehenden Arbeitsschritte terminliche vorgeplant.

  Erstellen und Übermitteln Sie die Aussonderungs- / Abgabeliste

  Die Anbietung erfolgt über ein Formular, das Sie online ausfüllen und dem Universitätsarchiv per Email zusenden. In der regel sind die abzugebenden Unterlagen einzeln unter bestimmten Vorgaben zu erfassen. Nummerieren Sie hierzu die abzugebenden Akten fortlaufend gut sichtbar durch. Fertigen Sie eine Aussonderungsliste an.

• Habe ich noch Zugriff auf die Unterlagen, die ich dem Archiv abgegeben habe?

  Jede abgebende Stelle hat das Recht jederzeit Einsicht in ihre Unterlagen zu erhalten. Unabhängig davon, ob die Unterlagen bereits bearbeitet wurden oder nicht, kann diese das Archiv kontaktieren und einen Termin zwecks Einsicht in die Akten vereinbaren.

• Was passiert mit den Dokumenten im Archiv?

  Gelangen die Dokumente ins Archiv, gilt es diese sicher aufzubewahren, unter fachgerechten Gesichtspunkten aufzubereiten und sie anschließend der Öffentlichkeit, sofern die Sperrfristen abgelaufen sind, zugänglich zu machen.

  Dabei werden die Abgaben zu Beständen, welche in die Tektonik der Archivsoftware aufgenommen und verzeichnet werden. Erschlossen wird bei diesem Vorgang nach dem Provenienzprinzip, also nach der Herkunft der Akten