FAQs rund um die Aufbewahrungsordnung

Neben Ansprechpersonen finden Sie hier Antworten auf häufig auftretende Fragen.

  • Die FernUniversität in Hagen ist eine rechtsfähige Körperschaft öffentlichen Rechts, die im Rahmen der Gesetze das Recht auf Selbstverwaltung hat. Sie ist, wie jede öffentliche Verwaltung, dem Gemeinwohl verpflichtet. Transparentes und effizientes Verwaltungshandeln ist daher Voraussetzung. Um diese Anforderungen erfüllen zu können, muss sich Verwaltungshandeln erstens in ausreichender Schriftlichkeit niederschlagen. Zweitens muss die Aktenmäßigkeit erfüllt sein. Dass bedeutet, dass die Unterlagen in Akten zusammengefasst werden und sie problemlos nutzbar sind. Drittens müssen die Akten für eine gewisse Zeit aufbewahrt werden, um die Rückgriffe auf die Akten möglich zu machen.

  • Sie sollten ihre Akten einfach, klar und übersichtlich führen. Als Anhaltspunkt hilft es, wenn Sie sich immer überlegen, ob Ihre Vertretung im Falle Ihrer Abwesenheit sich schnell und ausführlich in einen Vorgang einarbeiten kann. In eine Akte gehören alle wichtigen Schriftstücke, E-Mails und Vermerke über Telefonate und dienstliche Besprechungen. Die Akte sollte einen Aktentitel, ein Aktenzeichen, gegebenenfalls eine Bandnummer und Informationen zur Laufzeit haben. Nach Aktenschluss sollte die Aufbewahrungsfrist vermerkt werden.

  • Aus Datenschutzsicht, ist die Fragen nicht wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden, sondern wie lange darf ich Unterlagen aufbewahren. Personenbezogen Daten dürfen gem. Art. 5 Abs. 1 lit. b DS-GVO nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke verarbeitet und somit gespeichert bzw. aufbewahrt werden. Fällt die Zweckbindung weg, dürfen solche Daten nicht verarbeitet werden. Es entsteht somit ein direkter Löschzwang.

    Dem Löschzwang gegenüber stehen gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Dies sind z.B. in der Abgabenordnung (AO), dem Handelsgesetzbuch (HGB) und anderen Gesetzen und Verordnungen vorgegeben. U.a. sind auch Vorgaben in § 55 DSG NRW zu automatisierten Verarbeitungssystem aufgeführt. Die Aufbewahrungsfristen bilden eine neue legitime Zweckbindung. Somit dürfen die ursprünglich verarbeiteten personenbezogenen Daten weiterverarbeitet (explizit gespeichert bzw. aufbewahrt) werden, um diese nach Ablauf der Frist entsprechend zu vernichten.

  • Nein, aus Sicht der Aufbewahrungsordnung sind die Regelungen für analoge und digitale Daten identisch. Daten müssen, unabhängig ob analog oder digital, so lange aufbewahrt werden, wie es gesetzlich vorgeschrieben ist bzw. dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie sie tatsächlich gebraucht werden.

  • Die in der Verwaltung der FernUniversität in Hagen entstehenden Unterlagen sind Eigentum der FernUniversität. Grundsätzlich ist der/die aktenführende Fachbereich/Einrichtung verantwortlich für Aufbewahrung, Löschung und Anbietung seiner Unterlagen. Führungskräfte achten auf die Einhaltung geltender Rechtsgrundlagen, nehmen ihre besondere Verantwortung in diesem Kontext wahr und sensibilisieren ihre Mitarbeitenden für die Bedeutung und die Maßgaben dieses Themas. Im Zweifelsfall obliegt es der jeweiligen Sachbearbeiterin oder dem jeweiligen Sachbearbeiter, einschlägige Aufbewahrungsfristen in ihrem oder seinem Aufgabenbereich zu kennen und anzuwenden.

  • Ja, im Archivgesetz ist die Anbietungspflicht festgeschrieben. Alle Bereiche der FernUniversität - akademische Bereiche, Verwaltungsdienststellen und Einrichtungen - müssen laut § 4 des Archivgesetzes NRW vom 2010 alle Unterlagen, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigt werden, dem Archiv zur Übernahme anbieten.

  • Unterlagen dürfen nur dann selbständig vernichtet werden,

    • wenn es sich um eine Unterlagenart handelt, die nach den Bestimmungen der Ordnung über die Aufbewahrung, Aussonderung, Archivierung und Vernichtung von Unterlagen an der FernUniversität in Hagen (Aufbewahrungsordnung – AufbO) nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu vernichten ist. (Ausschließlich Unterlagenarten, die mit einem V gekennzeichneten sind)
    • oder wenn das Archiv eine schriftliche, unbefristete Vernichtungsgenehmigung erteilt hat.

    Alle anderen Unterlagenarten müssen dem Universitätsarchiv angeboten werden, eine selbständige Vernichtung dieser ist untersagt.

  • Dokumente mit bloßem Tagesinformationswert sind nicht aufzubewahren, sondern zu vernichten. Dazu gehören:

    • unverlangt eingesandte Prospekte, Werbung, Einladungen etc.,
    • Rundschreiben einer anderen Stelle,
    • nur kurzfristig bedeutsame Mitteilungen

  • Die Unterlagen werden nach archivfachlichen Gesichtspunkten bewertet. Die archivwürdigen Unterlagen werden mit Hilfe einer Archivsoftware inhaltlich erfasst. Auf diese Weise sind diese recherchierbar und können nach Ablauf der gesetzlichen Sperrfrist eingesehen und der Forschung zugänglich gemacht werden.

  • Nein, das Universitätsarchiv ist an Unterlagen mit historischem Wert interessiert. Allein der Archivar entscheidet über die Archivwürdigkeit der Unterlagen, unter Einbeziehung des abgebenden Bereichs.

  • Für bestimmtes Schriftgut kann das Universitätsarchiv eine schriftliche, unbefristete Vernichtungsgenehmigung erteilen. In diesen Ausnahmefällen darf das Schriftgut auch ohne Hinzuziehung des Archivs gelöscht werden. Mit der Genehmigung erhalten sie gleichzeitig eine Kassationsbescheinigung.

  • Die Bereiche, die dem Universitätsarchiv Unterlagen abgegeben haben, können die Akten jederzeit wieder einsehen und ausleihen. Dies gilt allerdings nicht für die Unterlagen, die einer Löschungsvorschrift unterliegen. Nach Ablauf der gesetzlichen Sperrfrist kann jeder Interessierte Einsicht in die Archivalien nehmen.

  • Als aktenabgebende Stelle haben sie die Möglichkeit die Akten direkt vor Ort im UA einzusehen. Außerdem kann Ihnen die Akte über eine interne Archivalienausleihe für drei Monate zur Verfügung gestellt werden. Veränderungen bzw. eine Weiterführung der Akte dürfen nicht vorgenommen werden.

  • In IT-Systemen kann es aufgrund der Technik Abhängigkeiten geben, die sowohl die Aufbewahrung als auch eine Löschung erschweren. Daten, die aufbewahrungsrechtlich unterschiedlich zu behandeln sind, können mitunter so stark zusammenhängen, dass eine getrennte Behandlung nur schwer möglich ist. Digitale Daten lassen sich leicht vervielfältigen und deren Existenz kann dadurch sehr leicht aus dem Blick geraten. Beim Löschen von Daten in einer Anwendung muss zudem auf Seiteneffekte in anderen Anwendungen geachtet werden. Unter Umständen funktionieren über mehrere Anwendungen umgesetzte Geschäftsprozesse nicht mehr.

  • Ansprechperson für die Aufbewahrungsfristen, Aussonderung, Aufbewahrung und Archivierung

    Frau Seiler: Universitätsarchiv

    E-Mail: renate.seiler

    Telefon: + 49 2331 987 – 2860

    Ansprechperson für die endgültige Vernichtung analoger Unterlagen:

    Susanne Dietrich-Wortmann: Dez. 6.1.2 - Kauf. u infrastr. Gebäudem.

    E-Mail: susanne.dieterich-wortmann

    Telefon: +49 2331 987-4605

    Ansprechperson für die endgültige Vernichtung digitaler Unterlagen:

    Torsten Reinold: KompetenzCenter Rechenzentrum (RZ)

    E-Mail: torsten.reinold

    Telefon: +49 2331 987-2810

Renate Seiler | 10.05.2024