Aufgaben

Die Aufgaben eines Archivs sind sehr vielschichtig. Das Motiv vom verstaubten Archivar im ebenso verstaubten Keller ist veraltet und spiegelt die heutigen Aufgaben nicht wieder.

Umfangreichen Aufgaben von der Langzeitarchivierung von digitalen Dokumenten, über die Pflege von Archivportalen bis hin zu zahlreichen Beratungsgesprächen mit den aktenabgebenden Stellen und Benutzern, lassen das Bild vom verstaubtem Archivar verblassen.

Im Einzelnen umfasst es folgende Bereiche:

1. Archivierung der archivwürdigen Unterlagen der Hochschulverwaltung und der Fakultäten und der Einrichtungen der FernUniversität in Hagen

• Sichtung
• Bewertung
• Übernahme
• Erschließung und Verzeichnung mit einem Verzeichnungsprogramm

2. Beratung der Dienststellen

• Schriftgutverwaltung
• Aussonderungsverfahren
• Aktenausleihe
• Beratung bei der Einführung rein elektronischer Anwendungen

3. Benutzerberatung

• Betreuung von Benutzern vor Ort
• Bearbeitung von schriftlichen Anfrage

4. Konservatorische und restaurierende Maßnahmen für die dauerhafte Erhaltung der Dokumente

• Aufbereitung der Archivalien
• Lagerung unter konservatorischen Bedingungen im Archivmagazin

5. Bereitstellung des erschlossenen Archivguts für die Öffentlichkeit - unter Beachtung der gesetzlichen Schutzfristen

• als historische Quelle
• zur Rechtssicherheit
• zum Nachweis des Verwaltungshandelns

6. Öffentlichkeitsarbeit

• Ausstellungen
• Führungen
• Vorträge

7. Ausbildung von Fachangestellten für Medien- und Informationsdienste in Fachrichtung Archiv