D3 - Dokumentenmanagement

Geschichte der Dokumentenmanagementsysteme an der FernUni

Die FernUniversität in Hagen nutzt seit 2009 elektronische Dokumentenmanagementsysteme zur digitalen Ablage und Verwaltung von Dokumenten unterschiedlicher Art – insbesondere mit dem Schwerpunkt „Studierendenakte“. Ursprünglich wurde dafür das System ELO eingesetzt, aber verschiedene NRW Universitäten und Kommunen setzen seit einigen Jahren auf d.3ecm als neues zentrales Dokumentenmanagementsystem. Auch die FernUniversität hat in 2019 das Produkt d.3ecm (im Folgenden nur noch „d.3“ ) beschafft und in Betrieb genommen. Seit Ende 2021 sind sämtliche Dokumente, die in der Vergangenheit mit ELO verwaltet wurden, in das d.3 System umgezogen, so dass das Altsystem ELO inzwischen abgeschaltet werden konnte.

Bedarfsgerechte strukturierte Ablagesystematik

Digitales Dokumentenmanagement basiert auf einer wohlstrukturierten Ablagesystematik, die individuell für jede e-Akte entwickelt werden muss. Die abzulegenden Dokumente werden mit Struktur- und Metadaten angereichert und dann revisionssicher abgelegt. Durch Zentralisierung der Ablage können die Dokumente allen Bereichen der Universität bedarfsgerecht zur Verfügung gestellt werden. Die früher erforderliche interne Übermittlung von Dokumenten in Papierform (Hauspost) oder als E-Mail entfällt dadurch. Informationen stehen schneller und in verlässlicher Qualität zur Verfügung.

Unterstützung bei der Suche von Dokumenten

Das Dokumentenmanagementsystem bietet umfangreiche Unterstützung beim Wiederauffinden der Dokumente. Dies geschieht zum einen über ihre Metadaten (z.B. Matrikelnummer, Name oder Adressdaten). Darüber hinaus können die Dokumente auch über ihren Volltext durchsucht und gefunden werden. D.3 bietet dafür einen Google-ähnlichen Komfort und auch die aus Google gewohnte Geschwindigkeit.

Umfangreiche Prozessfunktionen

Ein weiterer wesentlicher Aspekt des d.3 Systems sind umfangreiche Prozessfunktionen (Workflows, Vorgangsmanagement, Postkörbe) mit denen komplexe Vorgänge digital abgebildet werden können.

Auf dem neuen d.3 System wird es eine Vielzahl an Dokumente-basierten Anwendungen geben, die sich in verschiedenen E-Akte-Projekten konkretisieren. Aktuell (Stand 05/2022) sind folgende Anwendungen im produktiven Einsatz (in Klammern die Hauptnutzer):

• Digitale Studierendenakte
  (Studierendensekretariat, alle Prüfungsämter, UB, Rechtsabteilung, Feedback-Team)
• Spezifische Dekanatsakte
  (Dek. ReWi)
• Digitale Erlassablage
  (Hochschulleitung)
• Digitale Bankkontoauszüge
  (Dez. 4.1)
• Dokumentenablage zu SAP Business Objekten und Prozessen
  (Beschaffung, Haushalt, Anlagenbuchhaltung, Controlling)

Die derzeit größte Anwendung ist die digitale Studierendenakte. Sie umfasst den vollständigen Lifecycle der Studierenden, d.h. von Beginn der Einschreibung bis zur Exmatrikulation werden alle für eine dauerhafte, revisionssichere Ablage in Frage kommenden Dokumente in der zentralen Studierendenakte abgelegt. Die Dokumentenquellen sind vielfältig und reichen von postalisch eingehenden Papierdokumenten, die entweder vor Ort oder in der zentralen Scanstelle digitalisiert werden bis hin zu digital empfangenen Dokumenten (z.B. eMails inkl. Dokumente im Anhang, Word Dokumente, POS Berichte Dokumente, diverse Bescheide, Prüfungsunterlagen….)

Neue Anwendungen:

• Lösung für das Management von Gremiensitzungen, zunächst mit dem Schwerpunkt „Rektoratssitzungen“
  Geplant ist eine umfassende Lösung, die die Sammlung von Tagesordnungspunkten (TOP), Einladungen zu Sitzungen, Zulieferung von Dokumenten, Protokollierung der Sitzung und Nachverfolgung von Aufgaben umfasst.
• Verfahrensakte und Vorgangsmanagement für Verwaltungsgerichtsverfahren (Dez. 2.4)
  Geplant ist pro Klageverfahren eine Verfahrensakte, die alle relevanten Dokumente aufnimmt und eine Fristenüberwachung integriert. Auch die Zusammenarbeit zwischen Dez. 2.4 und den Mandanten innerhalb der FernUniversität soll Teil dieser Lösung werden.
• Studienmaterial
  Übergabe von Studienmaterial von den Erstellern an das Dez. 5 zur redaktionellen Bearbeitung und für nachgelagerte Prozessschritte (Druck, Online-Bereitstellung…)
• E-Drittmittelakte
• E-Personalakte
• Vorlagenverwaltung
• Archiv

Ausbaustufen der Studierendenakte:

• Umsetzung der OZG Anforderungen
  Studierende laden zukünftig über einen Portalzugang selbständig Dokumente für Einschreibung, Anerkennung von Vorleistungen, Beurlaubung, Exmatrikulation in das d.3 System und starten damit die erforderlichen Prozessschritte
• Self Service für Studierende (Download von Dokumenten)
• Ausbau des automatischen Imports von selbst erstellten Dokumenten der FernUniversität (POS-Berichte oder Word Serienbriefe)

Wir beraten umfassend, wenn ein e-Akte Thema zur Realisierung ansteht. Am Anfang steht dabei immer die Analyse des Schriftgutes, die Analyse der abzubildenden Akte und die darin enthaltenen Dokumentarten. Wir erarbeiten zusammen mit dem verantwortlichen Fachbereich eine geeignete Ablagestruktur mit den erforderlichen Struktur- und Metadaten, implementieren die Wunschlösung, stellen ggf. Schnittstellen zu anderen Systemen her und schlagen Prozessoptimierungen vor. Unser Ziel ist es, Prozesse „digitaler“ zu machen und auf Papier und Papierhandling zu verzichten. Im Mittelpunkt stehen dabei die Szenarien der Zusammenarbeit. Das kann von einfachen Postkorbszenarien über Workflows bis hin zu umfangreichen Vorgangsmanagementlösungen reichen.

Außerdem klären wir die Zugriffsberechtigungen für Dokumente und Akten und legen entsprechende Rollen an.