Tipps und Tricks zum Vorbereiten von Hybridmeetings haben wir hier für Sie zusammengestellt:

Damit sich alle Beteiligten optimal auf das Meeting vorbereiten können und es während des Meetings nicht zu unnötigen Verzögerungen oder Störungen im Ablauf kommt, können Sie sich bereits im Vorfeld um einige Dinge kümmern und diese vorausplanen.

Checkliste für Eilige:

• Anzahl der Personen online und vor Ort ist geklärt.
• Agenda für das Meeting ist erstellt.
• Arbeitsmodus ist geklärt (z.B. Präsentation und Diskussion oder kollaboratives Arbeiten).
• Moderation ist geklärt.
• Virtuelles Meeting ist angelegt (Teams oder Zoom).
• Raum entsprechend der Personen vor Ort ist ausgewählt und gebucht.
• Raum ist technisch ausgestattet oder notwendige Technik ist reserviert.
• Teilnehmende sind eingeladen und haben alle wichtigen Informationen erhalten (Agenda, Information zum Arbeitsmodus, relevante Dokumente).
• Technik im Raum ist Einsatzbereit (Aufbau, Technik-Check)

Meetingplanung:

Prüfen Sie, mit welcher Anzahl an Teilnehmenden zu rechnen ist und wie sich diese Anzahl auf Präsenz- und Online-Teilnehmende verteilt.

Machen Sie sich Gedanken darüber, in welchem Arbeitsmodus das Meeting ablaufen soll und berücksichtigen Sie spezifische Anforderungen (z.B. auch an die Moderation). Eine Präsentation sollte für alle Teilnehmenden gleichermaßen zugänglich/sichtbar sein, an einer Diskussion sollten sich alle Teilnehmenden gleichermaßen beteiligen können. Wenn Sie ein kollabo­ratives Arbeiten anstreben, überlegen Sie mit welchem Tool Sie dies umsetzen können, sodass alle teilhaben kön­nen.

Beachten Sie, dass vor Ort Anwesende ebenfalls ein Laptop/Tablet/etc. mitbringen sollten, um in einem digi­talen Tool mit den virtuell Zugeschalteten zusammenzu­arbeiten

Raumauswahl:

Beachten Sie bei der Raumauswahl, dass der Raum für die Größe, der in Präsenz teilnehmenden Gruppe ausge­legt ist und die benötigten technischen Voraussetzungen dort gegeben sind (oder ergänzt werden können).

Technik klären:

Prüfen Sie, welche technischen Mittel Sie für die Umset­zung Ihres Meetings benötigen und ob diese in den aus­gewählten Räumlichkeiten gegeben sind oder anderwei­tig ergänzt werden müssen. Machen Sie sich rechtzeitig mit der Technik vertraut oder nehmen Sie im Zweifelsfall ein Unterstützungsangebot wahr (Einweisung in Technik unter helpdesk@fernuni-hagen.de).

Tipp: Auch alle Online-Teilnehmenden sollten kurz vor Beginn des Meetings ihre Geräte- und Audioeinstel­lungen im virtuellen Raum überprüfen und für eine gute Qualität vorab testen.

Weiterführende Beratung?

Ansprechperson: Thomas Seiler und Jessica Thamer, erreichbar unter: hybridmeeting@fernuni-hagen.de