15 Standorte der FernUniversität in Homeoffices vernetzt

Als die Hochschule aufgrund der Coronakrise ihre Betriebsabläufe Mitte März von nun auf jetzt ändern musste, sah sich das Dez. 2.2 – Regional- und Studienzentren innerhalb von knapp zehn Tagen damit konfrontiert, dass nicht nur in der FernUniversität und ihren 13 Regionalzentren mit den zugehörigen Studienzentren persönliche Kontakte maximal eingeschränkt wurden. Auch für die kooperierenden Zentren in Österreich und das Fernstudienzentrum in Budapest gab es gravierende Änderungen. Innerhalb von drei Tagen galt es damit auch, insgesamt 89 Beschäftigte aus acht Bundesländern, drei in Budapest plus das Team in der Hagener Zentralverwaltung ins Homeoffice zu bringen. Schon auch ein kleiner Kraftakt für die Kolleginnen und Kollegen, die sich in diesen Tagen auch untereinander häufig aushalfen, um technische und organisatorische Dinge koordiniert auf den Weg zu bringen und umzusetzen.

Die Vorgaben der Corona-Taskforce der FernUniversität sind für die Regional- und Studienzentren nicht immer eins zu eins umsetzbar: „Unsere Abteilung wurde deshalb nach unserem eigenen Empfinden bei den Fachleuten zum thematischen Dauergast“, erläutert Abteilungsleiter Maciej Kuszpa. Zudem stellten die technischen Rahmenbedingungen auch das Dez. 2.2 vor einige Herausforderungen, die nur genommen werden konnten, weil das Team virtuell bereits gut eingespielt war.

Virtuelles Arbeiten von 50 auf 100 Prozent erhöht

„Zum Glück ist unsere gesamte Abteilung aufgrund zahlreicher Dienstreisen und der Distanz unserer Standorte zu Hagen dezentrales Arbeiten und Videokonferenzen bestens gewohnt, so dass wir alle schnell und relativ unkompliziert ins Homeoffice gehen konnten“, berichtet Maciej Kuszpa.

Dennoch standen der Abteilungsleiter und sein Team plötzlich vor ganz neuen großen Herausforderungen. Die bereits für drei Tage auf dem Hagener Campus geplante Zentrale Dienstbesprechung der Zentren musste z.B. sehr kurzfristig in ein virtuelles Format umgemünzt werden. Alle Dienstreisen und Buchungen von Hotels und Seminarräumen wurden storniert. „Meine Kolleginnen Anke Polinski und Meike Häger aus dem Dez. 2.3 (Zentrale Studienberatung) haben gemeinsam mit Christina Gesing aus meinem Team schnell hervorragende Arbeit geleistet. Das Programm für unsere ca. 60 Gäste und zehn Referentinnen und Referenten am 20. und 21. April fand über Adobe Connect, zwar verkürzt, aber dennoch mit spannenden Inhalten und Austauschen statt“, freut sich Maciej Kuszpa.

Auch im Regionalzentrum Berlin steht das FernUni-Leben derzeit still. Dennoch sind die Mitarbeitenden in der Bundeshauptstadt wie in allen anderen Zentren für die Studierenden und Lehrenden auch in den Zeiten des Minimalbetriebes da. Im Homeoffice werden alle E-Mail Anfragen beantwortet, Mentorinnen und Mentoren beim Umdenken in zusätzliche digitale Formate unterstützt. Die Studienberatung wurde auf Online-Beratung umgestellt. „Die Ausstattung mit Laptops und der VPN-Tunnel machen es möglich, auch im Homeoffice Daten der Studierenden einzusehen und deren Anfragen kompetent zu beantworten. Anfragen der Lehrgebiete zu Präsenzveranstaltungen werden zeitnah beantwortet“, berichtet Dr. Heike Holtgrewe, kommissarische Leiterin des Regionalzentrums.

Damit das Regionalzentrum nicht komplett verwaist ist, ist an jedem Werktag eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter vor Ort. Das ist jedoch aufgrund unterschiedlicher Vorschriften einzelner Länder oder Kommunen, sowie persönlicher Rahmenbedingungen bei den wenigsten Zentren so möglich.

„Für die Studierenden werden vor Ort auch schon Online-Mentoriate angeboten: der Mentor oder die Mentorin allein im Zentrum vor dem großen E-Screen. Die Studierenden haben sich gefreut, dass es schon zu Semesterbeginn diese Angebote gab, die den Studienstart erleichtern und trotzdem allen die Möglichkeit bieten, den persönlichen Kontakt auf ein Minimum herunterzuschrauben“, sagt Heike Holtgrewe.

Um insgesamt auf dem Laufenden zu bleiben, gibt es einen regelmäßigen Videoaustausch mit den Kollegen und Kolleginnen aus den anderen Zentren und natürlich auch aus Hagen.

Man lernt nie aus – und wächst an seinen Aufgaben

Geübt in Videokonferenzsystemen erwirbt das Team des Dez. 2.2 aktuell weitere Kompetenzen. So auch Christina Gesing, die sich mit Unterstützung von Meike Häger aus der Zentralen Studienberatung für Kooperationsgespräche mit dem österreichischen Partner spontan in Adobe Connect einarbeitete. „Aktiv gemeinsam in Verträgen zu arbeiten gehörte bisher nicht gerade zu unserem Alltag. Da stößt der Konferenzdienst im Deutschen Forschungsnetzwerk aus meiner Sicht dann doch an seine Grenzen“, berichtet sie. Im Umgang ist sie jedoch bereits nach wenigen Sitzungen geübt. „Kooperationsverhandlungen virtuell über vier Stunden zu führen ist sicherlich eine besondere Erfahrung gewesen“, sagt Christina Gesing, „die zwar praktikabel, aber auch deutlich fordernder ist. Dennoch sind wir alle froh, mit diesen digitalen Tools unsere Zusammenarbeit gestalten zu können.“ Dass es deutlich herausfordernder ist, nur virtuell zusammen zu arbeiten, sieht sie als Chance auch für das Verständnis in Bezug auf die Zentren: „Wo die anderen sich gerade damit trösten, dass es nur eine Phase ist, sagen wir: willkommen in unserem Alltag“, sagt Christina Gesing schmunzelnd. Nichts desto trotz ist auch sie froh, wenn es wieder persönliche Treffen mit den Kolleginnen und Kollegen auf dem Campus und in den Zentren gibt.