PDF- und Word Dokumente barrierefrei umsetzen

Aus Word wird PDF/UA

Aus einer bereits erstellten barrierefreien Worddatei können Sie ein PDF abspeichern. Dabei ist es wichtig dass unter Optionen "Textmarken erstellen mit Hilfe von Überschriften" aktiviert ist. Aus dem daraus resultierenden PDF lässt sich nachträglich mit Acrobat DC ein PDF/UA erstellen.

PDF/UA - Portables Dokument Format mit universellem Zugang

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Die barrierefreie Word Datei als Basis

Abbildung: Microsoft Office

Maßnahmen zur Umsetzung von barrierefreien Word Dokumenten und PDF Dateien

• Grundlegendes zur barrierefreien Umsetzung in der Word Datei

  Die Generierung eines gut strukturierten und formatierten Dokuments (aus Word) in eine PDF-Datei kann bereits automatische Inhaltsverzeichnisse und Lesezeichen erzeugen. Dabei ist die richtige Formatierung von Überschriften entscheidend.

  Die Änderungen von Formaten über die in Word angebotenen Formatvorlagen erleichtern zudem längerfristig die Arbeit, da sich Formatänderungen auf das gesamte Dokument auswirken, so dass nicht aufwändig einzeln nachkorrigiert werden muss.

  Die folgenden Punkte zeigen auf, wie barrierefreie Dokumente vorbereitet, erzeugt und letztendlich auch überprüft werden können.

  Generelle Herangehensweise in Word - Die wichtigsten Schritte

  1. Strukturieren Sie Ihr Dokument (Text inhaltlich logisch gliedern)
  2. Wenden Sie linksbündigen Flattersatz an, um bei Vergrößerungen große Lücken zu vermeiden.
  3. Formatieren Sie Ihre Textelemente korrekt mit den dafür vorgesehenen Formatvorlagen wie Überschriften, Standard, Liste, Tabelle.
     1. Überschriften und Unterüberschriften verwenden.
        Diese sind für die Erstellung der Lesezeichen und des Inhaltsverzeichnisses im PDF enorm wichtig! Dabei ist die richtige Hierarchie zu beachten:
        (Überschrift 1, Überschrift 2, Überschrift 3).
     2. Fließtext mit der Formatvorlage Standard formatieren.
     3. Listen/Aufzählungen als Liste bzw. Aufzählungen formatieren,
        womit der aufzählende Charakter auch für Screenreader deutlich wird.
     4. Tabellen möglichst einfach strukturieren:
        1. Tabellenüberschriften in Word gewährleisten
           (Tabelleneigenschaften - Zeile aktivieren und über Tabelleneigenschaften "Gleiche Kopfzeile auf jeder Seite“ wiederholen)
        2. Tabellen nicht für Layoutzwecke benutzen (Leerzellen vermeiden)
        3. Beschreibung des Inhalts oder Aufbaus über Alternativtext
        4. eindeutige Spaltenüberschriften vergeben
  4. Vergeben Sie eine automatisierte Seitennummerierung (Einfügen > Seitenzahl).
  5. Erzeugen Sie automatische Verzeichnisse (automatisches Inhaltverzeichnis, Abbildungsverzeichnis etc. unter Verweise).
  6. Wichtige Informationen nicht in Kopf und Fußzeilen unterbringen und diese nicht zu lang formulieren.
  7. Sonderzeichen müssen UTF-8 konform sein.

  Farben, Kontraste und Schriftgestaltung

  1. Kontraste zwischen Schrift und Hintergrund ausreichend anlegen (z.B. keine gelbe Schrift auf weissem Grund).
  2. Keine Rot-Grün Kombinationen verwenden, da viele Leser/innen eine Rot-Grün Schwäche haben.
  3. Inhalte nicht nur über Farbe transportieren;
     das heißt z.B., dass die besondere Bedeutung eines rot gekennzeichneten Textes nicht zuverlässig dargestellt oder wahrgenommen wird.
  4. Vermeiden Sie Leerzeilen und Leerzeichen.
     Ein Screenreader erkennt sonst Leerzeile für Leerzeile oder Leerzeichen für Leerzeichen keinen Inhalt.
     Einzüge und Absätze können über die jeweilige Formatvorlage gesteuert werden.
  5. Serifenlose Schriftarten (z. B. Arial, Verdana, Calibri) verwenden, da diese einfacher wahrzunehmen sind.

  Hyperlinks

  1. Bei der Linkvergabe sinnvolle Beschreibungen verwenden, damit ersichtlich ist, wohin der Link führt, z. B. Homepage der FernUni. Bitte kein finden Sie hier

  Grafiken

  1. Vergeben Sie einen kurzen präzisen Alternativtext (rechte Maustaste > Grafik formatieren > Alternativtext > Beschreibung).
  2. Abbildungen über den Reiter Format > Zeilenumbruch mit "Text in Zeile" einbinden, da es sonst zu Problemen bei der Erkennung in Screenreadern kommen kann.

  Dokumenteigenschaften

  1. Legen Sie die Sprache fest (unter Reiter Datei > Optionen > Sprache)
  2. Geben Sie auf jeden Fall dem Dokument einen Titel (unter Datei > Informationen) optional. Auch Eigenschaften, wie Autor und Tags.

  Überprüfung der Barrierefreiheit in Word

  Bevor Sie eine Word Datei als PDF speichern, führen Sie eine Barrierefreiheitsprüfung in Word durch. Diese befindet sich unter:

  Datei > auf Probleme überprüfen > Barrierefreiheit überprüfen

• Abspeichern von PDF-Dateien

  1. Direkt „Als Adobe PDF speichern“

  Wenn Sie Ihr Dokument in Word durchformatiert haben und als PDF ausgeben möchten, haben Sie die Möglichkeit, das Dokument als Adobe PDF zu speichern.

  Achten Sie bitte darauf, dass unter Optionen die folgenden Einstellungen aktiviert sind:

  : Microsoft Office Professional

  • Dokumentinformationen konvertieren,
  • Zugriff und Umfließen durch Erstellen von Adobe PDF aktivieren,
  • Lesezeichen erstellen,
  • Word Überschriften in Lesezeichen konvertieren.

  Die erzeugten PDF-Dokumente sind so für Überschriften, Absätze, Listen usw. strukturiert. Außerdem werden aus den Überschriften Lesezeichen erzeugt und entspechende Links vergeben.

  Das Abspeichern aus Word führt leider nicht immer zu dem gewünschten Ergebnis, welches alle Fälle berücksichtigt, die zur barrierefreien Umsetzung nötig wären. Es gibt jedoch Software, die es erleichtert, ein barrierefreies PDF zu generieren.

  2. Unter Datei „Speichern unter“ mit Optionen

  Wenn in Word ein PDF mit „speichern unter“ erzeugt werden soll, müssen folgende Einstellungen unter Optionen vorgenommen werden.

  • Textmarken mit Hilfe von Überschriften
  • Dokumenteigenschaften
  • Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit

  anhaken.

  Diese Einstellungen sind für das PDF unabdingbar, da so das Dokument über die Überschriften Lesezeichen erhält und das Dokument getaggt wird d.h. entsprechende Eigenschaften bekommt, worum es sich handelt (z. B. Absätze)

  : Microsoft Office Professional

• Überprüfung der Barrierefeiheit im PDF

  Kontrollmöglichkeiten für ein PDF Dokument

  • Zur Überprüfung des PDF-Dokuments eignet sich der PAC. Er steht nach vorheriger Registrierung als Download unter pdfua.foundation bereit.
    Download PAC 2024
  • Acrobat Professional verfügt über eine interne Barrierefreiheitsprüfung.
  • Unabhängig davon sollten vorab in Acrobat im PDF Dokument unter „Datei“ die Dokumenteigenschaften überprüft werden, wie die sinnvolle Titelvergabe unter dem Reiter „Beschreibung“. Blenden Sie zudem in Acrobat unter „Datei > Dokumenteigenschaften > Ansicht beim Öffnen“ den Dokumenttitel ein und vergewissern Sie sich, dass unter „Erweitert“ die Hauptsprache, z. B. Deutsch eingegeben ist.

  Typische Anmerkungen, die sich nicht automatisiert prüfen lassen

  Noch offene Anmerkungen z. B. bzgl. Lesereihenfolge und Farbkontrast können nur manuell überprüft werden und werden nicht automatisch erkannt.

  Die Kontrolle über den PAC oder Acrobat ist kein Garant für Barrierefreiheit

  Bei den genannten Verfahren werden strukturelle und Kontrastprobleme überprüft. Wird jedoch inhaltlich falsch strukturiert oder eine Tabelle falsch eingesetzt, kann dies nicht als Fehler erkannt werden. Hilfreich ist hier der „Screenreader Preview“ des PAC, der die Struktur des Dokuments visuell verdeutlicht.

  Screenreader

  Eine weitere Kontrollmöglichkeit, die Barrierefreiheit z. B. für Blinde zu überprüfen, bietet ein Screenreader. Die Anwendung ist zwar nicht ganz einfach, da die elektronische Sprachausgabe ungewohnt und die Bedienung durch Kurzbefehle zunächst mühsam ist. Sie dient jedoch dazu, die Zugänglichkeit für Blinde nachzuempfinden.
  Wird das, was wir sehen, so vorgelesen wie wir es erwarten, so ist dies das Ergebnis eines gut strukturierten Dokuments.

  Screenreader sind zum Teil kostenpflichtig. Allerdings gibt es von www.nvaccess.org den zum Download bereitgestellten, kostenlosen NVDA Screenreader, der gute Ergebnisse liefert.

  Download NVDA Screenreader

Nachträgliche Maßnahmen im PDF in Acrobat Pro

Korrekturen mit dem Preflight Werkzeug

Hilfreich ist das Preflight Werkzeug, welches unterschiedliche Fehler ausbügeln kann.

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Dazu in der Werkzeugsuche Preflight angeben. Dann bei dem Werkzeug die Buttons Schraubenschlüssel und Balkendiagramm aktivieren.

Durch Eingabe des Problems wie z. B. Schriften die "fehlende Schriftarten einbetten" - oder durch die Eingabe PDF/UA den wichtigen Eintrag in den Metainformationen korrigieren.

Bild: Acrobat DC

Bild: PAC

Sonderfall "Barrierefreie Formularerstellung"

Ein Umsetzungsvorschlag

Stück für Stück zum barrierefreien PDF Formular mit Acrobat Pro

• 1. Gespeicherte PDF Datei (noch ohne Funktion)

  Gespeicherte PDF aus Word (PDF 86 KB)

  Dies Datei wurde in diesem Fall aus Word mit "als PDF speichern" generiert. Sie hat noch keine Funktionalität bei den Engabefeldern und ist noch nicht barrierfrei!
  Der PAC zeigt noch die folgenden Meldungen an.

  Fehler und Warnungen im PAC

  • "DisplayDocTitle"-Eintrag ist nicht gesetzt
    Dies lässt sich im PDF unter Eigenschaften beheben, indem unter Datei - Eigenschaften - Ansicht beim Öffnen - Fensteroptionen Dokumenttitel gesetzt ist.
  • Keine PDF/UA-Kennzeichnung
    Die PDF/UA Kennzeichnung lässt sich mit dem Preflight Werkzeug einfügen.
    Dazu in Acrobat das Werkzeug Preflight suchen und aktivieren. Die Icons Schraubenschlüssel und Balkendiagramm aktivieren. Dann PDF/UA ins Suchfenster eingeben und damit den PDF/UA-1-Eintrag korrigieren.
  • Strukturelement "Sect" als Basiselement verwendet
    Um diese Warnung zu beheben gehen Sie in Acrobat Pro in die Tag Ansicht. Dort mit der rechten Maustaste auf <sect> gehen und über Eigenschaften statt Abschnitt Dokument auswählen. Der dann ausgewählte Tag wird in Document umbenannt.

• 2. Barrierefreie PDF Vorlage (PDF/UA) noch ohne Formularfelder

  Barrierefreie Vorlage für Formularerstellung (PDF 92 KB)

  Bevor mit der automatisierten Erkennung von Formularfeldern begonnen wird, sollte die PDF Vorlage hierfür ein barrierefreies PDF/UA sein, welche im PAC keine Fehlermeldungen mehr ausgibt.

• 3. Automatische Formularerstellung

  Automatisch erstellte Formularfelder (PDF 103 KB)

  Mit dem Werkzeug Formulare wird eine automatische Formularestellung gestartet.

  Bei dem Ergebnis folgende Schritte durchführen:

  • Überflüssigen Formularfelder löschen.
  • Benennung der Formularfelder sinnvoll unter Eigenschaften Name und QuickInfo anpassen.
  • Beispiel:
    • Name: Matrikelnummer
    • QuickInfo: Eingabe Matrikelnummer

• 4. Benennung der Formalfelder

  Das Ergebnis zeigt alle Formularfelder, die einen neuen Namen erhalten haben.
  Bei den persönlichen Daten wurde es im Formular das Feld zudem als erforderlich gekennzeichnet.

  Benannte Formularfelder (PDF 85 KB)

• 5. Eingabefelder der Formularfelder formatieren

  Formatierte Formulareingabefelder (PDF 85 KB)

  Um die Eingabe harmonisch zu gestalten ist eine Formatierung der Eingabefelder nötig.

  Dies geschieht mit dem Werkzeug Formulare in Acrobart Pro.

  Durch Doppelklich audf die entsprechenden Formularfelder öffnet sich das Textfeldeigenschaftenfenster. Dort können Sie unter Optionen die Ausrichtung (links) vergeben. Beim Reiter Erscheinungsbild lassen sich beim Text Schriftgröße und Schrifttype vergeben.

  Achten Sie bitte auf entsprechenden Kontrast (wie schwarz) und eine gut leserliche Schriftart (wie Helvetica).

• 6. Formularfeld-Tags mit dem Barrierefreiheitswerkzeug erstellen

  Formularfeld-Tags (PDF 86 KB)

  Im Detailbericht des PAC kommt es bei jedem Feld zu der Meldung:

  "Widget"-Anmerkung nicht innerhalb eines "Form"-Strukturelements

  Um dies zu beheben muss:

  1. jedes einzelne Formularfeld als solches in Acrobat Pro markiert und als Formularfeldtag ausgewiesen werden.
  2. Dies ereeichen Sie über das Werkzeug Barrierefreiheit mit dem Lesereihenfolgefenster.
  3. Über jedes der einzelnen Formularfelder wird jeweils mit der Maus gezogen, um es zu markieren.
     Wichtig ist, dass exakt nur eine Außenlinie des Feldes markiert ist.
  4. Überflüssig markierte Felder können mit Hilfe der Steuerungstaste wieder "weggezogen" werden.
  5. Dann wird jedes einzelne Formularfeld über den Button "Formularfeld" oder über die rechte Maustaste mit "Formularfeld-Tag zuweisen" gekennzeichnet.
  6. Dieses Vorgehen muss auf jedes Formularfeld angewandt werden.

• 7. Position der Formularfeld-Tags im Tagbaum anpassen

  Positionierte Formularfeld-Tags (PDF 86 KB)

  In dem Pac wird noch die Warnung Strukturelement "Form" als Basiselement verwendet ausgegeben. Dies lieget daran, dass sich alle Formularfeld- Tags erst zum Ende des Formulars plazieren.

  Um die Reihenfolge der Formularfelder richtig zu positionieren werden diese in den Tags entsprechend durch verschieben oder auschneiden und kopieren eingefügt.

  Wichtig dabei ist, dass die Positionierung eines <Form> Tags innerhalb eines <p> Tags ist.

• 8. Eingaben im PDF sichern

  Erweiterte Eingaben sichern (PDF 108 KB)

  Um die später getätigten Eingaben im Formular zu sichern können Sie das Formular unter dem Reiter Datei - speichern als- mit erweiterten Reader Funktionen versehen.